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会议布置需要准备什么?详细流程以及经验分享

文章作者:zhuobo 发布时间:2021-05-26 14:57:11 浏览次数:0

  现在随着济南的发展越来越快速,各项经济活动和文化活动也越来越多了起来,很多朋友都会有会议准备的需要,很多初次准备布置的朋友刚一开始没什么经验,难免会手忙脚乱,济南会议布置公司紫枫就来给大家分享下一些会议会场布置详细流程以及经验分享,希望能帮到大家。



  会议会场布置的详细流程

  一、会前筹备工作

  1、撰写工作方案,确定会议主题、内容、参会范围等

  2、撰写会议主持词、讲话稿,确定会议议程,草拟会

  议通知,根据会议的具体情况,设计并安排会场的布局

  3、制作参会人员名单,确定联系方式,准备签到表,

  绘制座位图

  二、会期准备工作

  (-)会前工作

  4、联系会场提供单位,确定会议室(会客室)

  5、印发会议通知,准备会议所需材料(确定份数、分发范围、分发方式)。

  6、制作会标、桌签(背签)、指示牌

  7、联系电视台、宣传办,做好会议的宣传工作

  8、会场布置:悬挂会标、摆放桌签、准备纸笔(笔记本电脑、打印机、档案袋、胶棒、胶带、订书机、曲别针小刀、剪刀、封条等)、调试设备、增减桌椅、清洁卫生,准备其他会场所需用品(水果、茶水、纸杯、抽纸等)。

  9、保持与参会领导、人员的联系(参会领导姓名、职务等信息),及时了解行程(安排车辆接送),做好迎接准备。

  10、打印签到表,组织签到工作,维持会场内外秩序

  (二)会中工作

  11、会场内后勤服务。

  12、做好录音、摄像、会议记录等工作,及时归档留存

  13、测评票等资料的现场收发、整理及统计工作。

  三、会后进一步开展工作

  14、整理会场

  15、安排用餐、住宿、送行。会议后需准备的文件:参会人员通讯录、筒报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表

  17、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓

  名、时间及标准。

  18、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作

  19、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总、总结工作及印刷发放代表通讯录

  20、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

  好了到这里会议会场布置详细流程以及经验分享您介绍到这里。济南紫枫为您提供济南市以及周边城市的专业会议、活动、展览以及各大赛事等所需要的场地服务,并为您提供策划方案,活动设备,会场布置等一站式服务,是您贴心的会议活动统筹管家。


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